Med anledning av dataskyddsförordningen (GDPR) som träder i kraft i alla EU-länder den 25 maj informerar Samfällighetsföreningen om följande:


Jubileumshusens Samfällighetsförening förfogar över två register med information om hyresgäster i garaget och boende i kvarteret Jubileumshusen, Tätorpsvägen 3 – 21, Skarpnäck. Registren används för administration av hyresärenden, betalningsadministration och bokningsärenden.


Det ena registret ”hyresregistret” omfattar alla som hyr garageplats eller förråd i byggnaden på Tätorpsvägen 1. Registret är personnummerbaserat och innehåller även namn och adress samt telefonnummer till hyresgästen och i en del fall e-postadress. Dessutom innehåller registret information om betalningar, s.k. reskontra. Registret används för att hålla reda på olika hyresförhållanden samt för att avisera och registrera betalningar. Registret används inte för några andra ändamål. Uppgifter i registret sparas i 3 år efter att ett hyresförhållande upphört. Orsaken till att uppgifterna sparas är att det underlättar om hyresgästen återkommer med ett nytt önskemål om att hyra. I de fall det finns obetalda skulder eller andra oklarheter kan det förekomma att uppgifter sparas längre än 3 år.


Det andra registret ”Aptus-registret” omfattar också alla som hyr garage eller förråd i byggnaden på Tätorpsvägen 1 men även hyresgäster i kvarteret Jubileumshusen. Registret används för att administrera nyckelsystemet till garage, grovsoprum och samlingslokal. Detta register är inte personnummerbaserat utan baseras på lägenhetsnummer och adress för innehavaren eller, i de fall att hyresgästen inte bor i kvarteret Jubileumshusen, på garage- eller förrådsnummer. Registret innehåller namn på nyckelinnehavare, vilken befogenhet nyckeln har samt lägenhetsnummer och adress. Registret medger spårbarhet av aktiviteter vilket innebär att det är möjligt att ur registret hämta information om när och vem som passerat genom de olika dörrar som är anslutna till systemet. Dessa uppgifter raderas regelbundet. Syftet med passerloggarna är att få information som kan vara till hjälp vid eventuella inbrott eller skadegörelse. Registret används även för bokning av samlingslokalen och bygger då på lägenhetsinnehavarens lägenhetsnummer. Vid upphörande av hyreskontrakt och därmed behov av elektronisk nyckel raderas personuppgifterna från registret. Registret används inte för några andra ändamål än dessa angivna.


Aptus-registret innehas på licens från Aptus Elektronik AB och servern till registret finns hos extern part. Mer information på www.aptus.se


Tillgång till registren har förvaltaren som därmed är personuppgiftsansvarig, samt personal från Real och Aptus som är personuppgiiftsbiträden. Ingen annan har tillgång till uppgifter i dessa register.


Om någon inte vill att dennes uppgifter skall finnas i något av registren saknas det tyvärr möjligheter att inneha elektronisk nyckel eller hyreskontrakt med Jubileumshusen. Den som önskar ett registerutdrag eller inte vill finnas i dessa register ombeds kontakta samfälligheten per adress: Jubileumshusens Samfällighetsförening, Box 2043, 128 21  Skarpnäck.